Monev Kearsipan Kemenag Belitung Digelar Sepekan, Dorong Optimalisasi Arsip Fisik dan Digital

Tanjungpandan (27/4) – Dalam upaya memperkuat tata kelola administrasi yang tertib dan akuntabel, tim arsiparis Kantor Kementerian Agama Kabupaten Belitung melaksanakan kegiatan monitoring dan evaluasi (monev) kearsipan di sejumlah satuan kerja. Kegiatan ini berlangsung selama tujuh hari, mulai 15 hingga 23 April 2026, dengan menyasar Madrasah Aliyah Negeri (MAN), Madrasah Ibtidaiyah Negeri (MIN) 1 Belitung, Madrasah Tsanawiyah (MTs), serta Kantor Urusan Agama (KUA) Selat Nasik dan KUA Tanjungpandan.

Kegiatan monev dilakukan secara langsung melalui kunjungan ke masing-masing instansi guna menilai kondisi riil pengelolaan arsip, baik dari aspek penyimpanan arsip fisik maupun implementasi sistem kearsipan digital. Tim arsiparis melakukan pemeriksaan terhadap tata letak ruang arsip, sistem klasifikasi dan penataan dokumen, kelengkapan sarana dan prasarana pendukung, hingga kesiapan sumber daya manusia (SDM) dalam menjalankan fungsi kearsipan sesuai standar yang berlaku.

Dari hasil pemantauan di lapangan, secara umum pengelolaan arsip di setiap instansi telah berjalan dengan baik. Namun demikian, masih ditemukan beberapa hal yang perlu menjadi perhatian, khususnya pada aspek penyimpanan arsip. Pengelolaan ruang arsip dinilai perlu lebih dioptimalkan, baik dari segi penataan, keamanan, maupun kemudahan akses dokumen. Oleh karena itu, peran aktif kepala madrasah dan kepala kantor sangat dibutuhkan dalam memberikan dukungan, terutama terkait penyediaan sarana prasarana yang memadai serta peningkatan kapasitas SDM di bidang kearsipan.

Selain itu, pada aspek kearsipan digital, seluruh instansi yang menjadi lokasi monev telah memanfaatkan aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (SRIKANDI), khususnya dalam proses registrasi naskah keluar. Hal ini menunjukkan adanya kemajuan dalam penerapan sistem administrasi berbasis elektronik. Meski demikian, tim arsiparis menilai bahwa pemanfaatan aplikasi SRIKANDI masih perlu ditingkatkan, terutama dalam pengelolaan naskah masuk, pengarsipan dokumen secara digital, serta pelaksanaan disposisi secara elektronik.

Digitalisasi arsip menjadi hal yang sangat penting di era saat ini, mengingat tuntutan efisiensi, transparansi, dan kemudahan akses informasi dalam pelayanan publik. Oleh karena itu, setiap instansi diharapkan tidak hanya berhenti pada tahap registrasi, tetapi juga mampu mengimplementasikan pengelolaan arsip digital secara menyeluruh dan berkelanjutan.

Dalam kesempatan tersebut, tim kearsipan Kantor Kementerian Agama Kabupaten Belitung juga menyampaikan apresiasi dan ucapan terima kasih kepada seluruh instansi yang telah memberikan respon positif serta kerja sama yang baik selama pelaksanaan monev. Masukan dan temuan yang diperoleh diharapkan dapat menjadi bahan evaluasi bersama untuk melakukan pembenahan ke arah yang lebih baik.

Melalui kegiatan ini, diharapkan seluruh satuan kerja, baik kantor maupun madrasah, dapat terus meningkatkan kualitas tata kelola kearsipan, baik secara konvensional maupun digital, sehingga tercipta sistem administrasi yang lebih tertib, terstruktur, dan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Kemenag Belitung pun menegaskan komitmennya untuk terus melakukan pembinaan dan pendampingan guna mewujudkan tata kelola kearsipan yang profesional, modern, dan berdaya guna tinggi dalam mendukung peningkatan kualitas layanan kepada masyarakat. (Ngakan)